SAP R/3 Document Management System (DMS): Introduction and Overview
מערכת ה-SAP R/3 Document Management System (SAP DMS) זוהי אפליקציה חוצה פלטפורמות של מערכת ה-SAP ECC שמספקת יכולות של מסמכים אלקטרוניים וניהול תוכן. מערכת ה-SAP R/3 Document Management System (DMS) נמצאת באינטגרציה גבוהה מאוד בתוך מערכת ה-SAP שמאפשרת לנו לחבר מגוון מסמכים למגוון אפליקציות במערכת ה-SAP וכן לאובייקטים במערכת ה-SAP.
אנחנו יכולים לבצע אינטגרציה עם מערכות חיצוניות כגון:
1. ממשק computer-aided design (CAD)
2. SAP ArchiveLink
3. מסמכי Microsoft word, excel, visio
בעזרת מערכת SAP R/3 Document Management System (SAP DMS), אנחנו יכולים לבצע אוטומציה של כל מחזור החיים של מסמך:
1. יצירת מסמך
2. אחסון מסמך
3. גישה למסמך
4. עדכון מסמך
ניתן לגשת לכל מסמך באופן מיידי מכל מחשב ברשת הארגונית. מערכת ה-SAP DMS מספקת מגוון פונקציונליות כגון:
1. תחזוקת הנתונים בצורה עקבית
2. ניהול גרסאות
3. אינדקסים
4. סיווגים
5. בקרת גרסאות
6. יכולות תזרים עבודה אינטגרטיבי
7. אחסון טקסט מלא ופונקציונליות חיפוש
8. יצירת קישוריות עם אובייקטים עסקיים של SAP כגון: Bill of Materials, material masters (parts), process plans, engineering change masters וכן: production orders.
מערכת SAP DMS תומכת בארכיון ובסכמות סיווג של מערכת ה-SAP כמו גם במאגרים צד שלישי.
בשביל מה להשתמש במערכת ניהול מסמכים SAP DMS?
בכל ארגון, תחזוקה של מאגר מסמכים מרכזי (המסמכים יכולים להיות טכניים, עסקיים ומנהליים) וכן נגישות למסמכים ע"י כולם כגון: ההנהלה, מחלקות פנימיות או משתמשי קצה, את כל זה אנחנו אמורים לספק להם.
שיטות מסורתיות לניהול מסמכים מתמודדות עם אתגרים שונים כגון: כפילויות של מסמכים, בחירה/עדכון של גרסאות לא נכונות של מסמכים, תחזוקה של מחזור חיים של מסמך, היסטוריה של המסמך, בטיחות של המסמך, גישה לא מורשית למסמכים חסויים, הפצה לא תקינה של קבצים למשתמשי קצה, גישה למסמכים אלו ממסוך המשתמש ועוד.
למה להשתמש דווקא ב-SAP DMS?
מערכת ה-SAP R/3 DMS מציעה את הפתרון לכל הנושאים שהועלו לעיל כגון: תחזוקה קלה של מסמכים מעודכנים, ניהול גרסאות יעיל של מסמכים ועוד.
אפשרות לשמירה של מגוון רחב של סוגי קבצים כגון: מודלים של CAD, ציורים, קבצי Office, תמונות, קבצי מולטימדיה ובעצם כל קובץ אלקטרוני שאנחנו נדרשים לשמור בסביבה מאובטחת.
אינטגרציה עם SAP Business Workflow: ניתן למשל להתנות את ההפצה של מסמך מסוים בכך שבעקבות כל שינוי או יצירה של מסמך חדש, לפני שנשחרר אותו לכולם אנחנו יכולים לבנות תהליך אישור טרם ההפצה של המסמך.