שליחת מיילים מה-SAP ל-Outlook:
כתב: גיא גבאי
תאריך: 17.02.2019
איך לבצע שליחת מיילים מה-SAP ל-Outlook?
ראשית, מספר טרנזקציות שימושיות:
-
SO10
-
SO15
-
SOST
-
SCOT
נתחיל מטרזנקציה SOST:
SOST - Send Request Overview:
הטרנזקציה SOST משמשת להצגה ושליטה בכל ההודעות שנשלחו תוך שימוש ברכיב SAPconnect. התוכנית מציגה את בקשות השליחה שנמצאות בתהליך שליחה, או כאלו שכבר נשלחו תוך שימוש ברכיב SAPconnect. בטרנזקציה הזו, בקשת שליחה תמיד תכיל רק נמען אחד. הכוונה היא שמסמך שנשלח לכמה נמענים באותו הזמן יופיע מספר פעמים במסך הסקירה של בקשות השליחה (רשומה אחת עבור כל נמען). זה מאפשר ניהול ספציפי של נמענים ובקשות השליחה. למשל: שליחה מחודשת של הודעה לנמען במידה וקרתה תקלה במהלך הניסיון הראשון.
הגדרות:
קריטריון התצוגה והבחירה ניתן לקונפיגורציה על בסיס משתמש ספציפי. זה מתבצע ע"י בחירה ב-Settings > User Settings, ניתן לבחור אילו הגדרות יופעלו ברגע שאנחנו יוצאים מהטרנזקציה.
מסך הבחירה:
נבחר את תקופת הזמן (תאריך השליחה וזמן השליחה) שבה ההודעות נשלחו. ניתן בנוסף, להגביל את הבחירה בשלבים יותר מאוחרים ע"י ציון של השולח ושיטת השליחה. בשדה השולח ניתן להזין שמות משתמש וקבוצות משתמש. אם מזינים קבוצת משתמש, כל המשתמשים נבחרים, כאלו שקבוצת המשתמש הוזנה עבורם ברשומת האב של המשתמש (קוד טרנזקציה: SU01 > User Group עבור בדיקת הרשאות), או שהמשתמש מוקצה לקבוצה הזו (קוד טרנזקציה: SU01 > Groups).
הצגת סטטוס השליחה הרלוונטי עבור בקשות השליחה:
Waiting: ההודעה נשלחה ע"י המשתמש והיא נמצאת כרגע בתור. היא תעובד ע"י תהליך השליחה הבא של ה-SAPconnect ותשלח לנמענים.
With Errors: בקשת השליחה נתקלה בשגיאה כלשהי.
Sent: ההודעה עזבה את מערכת ה-SAP. עד כה, לא ידוע האם הנמען קיבל את ההודעה או לא. זה מתאים לסטטוס In Transit במערכת הניהול של ה-SAPconnect.
Transmitted: ההודעה הגיעה לנמען, או שאין סטטוס צפוי עבור ההודעה. זה מתאים לסטטוס Completed במערכת הניהול של ה-SAPconnect. Transmitted ניתנת לבחירה רק אם ה-Sent נבחרה גם היא.
Other (SATSET): ניתן לבחור ב-Other… על מנת לבחור בסטטוסים אחרים. הלחצן הזה פעיל רק אם Waiting נבחרה, מאחר שהסטטוס הזה קשור מאוד לסטטוס ה-Waiting, הסטטוסים הבאים זמינים לנו: No entry in the queue, Send in the future, Waiting for retry.
אם השדות הרלוונטיים במסך הבחירה מלאים, הערכים הבאים יוצגו לנו במחרוזת הסטטוס: Number of send requests displayed, number waiting, number sent, number with errors, send method, sender. המספר send זה סה"כ ה-Send וה-Transmitted.
שדות בעמודות:
Status: מציג את סטטוס השליחה. ע"י לחיצה על האייקון ניתן להציג את טקסט הסטטוס של כל בקשת שליחה. ניתן להסתעף להיסטוריית השליחות וכן לטקסט הארוך של הסטטוס.
Send Method: מציג את שיטת השליחה (Fax, Internet וכן הלאה...)
Document Title: מציג פרטים על בקשת השליחה.
Sender, Recipient: מציג נתונים לגבי השולח או הנמען.
Send Date, Send Time: תאריך ושעה שבהם המשתמש שלח את ההודעה.
Msg (message number): קוד סטטוס נוכחי עבור בקשת השליחה. אם נלחץ על שדה זה, תוצג לנו הודעה מסוג dialog box של בקשת השליחה. ניתן להסתעף להיסטוריית השליחות או לטקסט הארוך עבור הסטטוס.
SCOT - SAPconnect Administration:
טרזנקציה SCOT היא כלי ניהול של ה-SAPconnect שמספק ממשק סטנדרטי עבור תקשורת חיצונית, היא תומכת בשליחה תוך שימוש בשירותי טלקומוניקציה כגון: FAX, text messages (paper, SMS), Internet mail ו-X.400, כמו גם שליחה למדפסות ובין מערכות SAP שונות. היא מאפשרת לרכיבי תקשורת חיצוניים להתחבר למערכת ה-SAP. SAPconnect מספקת תקשורת ישירה לאינטרנט תוך שימוש בפלאג אין של ה-SMTP ב-SAP Web Application Server. זה מאפשר לנו לשלוח ולקבל הודעות אימייל מהאינטרנט, פקסים והודעות טקסט (paper, SMS) באופן ישיר, מבלי צורך להשתמש במערכת תקשורת חיצוניות.
הערות נוספות:
Completed: מספר הוראות השליחה שהסתיימו בהצלחה, זאת אומרת, ההודעות שנשלחו לנמענים.
Error: מספר הוראות השליחה שלא הסתיימו בהצלחה, זאת אומרת, ההודעות שלא יכלו להישלח לנמענים.
In transit: מספר הוראות השליחה שכרגע נמצאות בתהליך מחוץ למערכת ה-SAP, זאת אומרת, ההודעות הועברו לצמתים החיצוניים ע"י תהליך השליחה של ה-SAPconnect אך לא התקבלו לא הודעת סטטוס חיובית ולא הודעת סטטוס שלילית.
Waiting: מספר הוראות השליחה שכרגע נמצאות בתוך מערכת ה-SAP, זאת אומרת, ההודעות עדיין לא נרשמו בתהליך השליחה של ה-SAPconnect. (הוראות השליחה בהמתנה טרם הוקצו לצומת, לכן רק הערכים משלב גבוה יותר מופיעים, זאת אומרת: Address type ו-System/Client מוצגים).
הערכים ב-2 העמודות האחרונות (Duration in transit, Duration waiting) מתייחסים לזמני העיבוד הממוצעים (בשעות ובדקות) עבור הוראות השליחה בהתאמה. תקופת זמן העיבוד מוגדרת ע"י 2 האירועים הבאים:
Duration in transit: זמן מהעברה של ההודעה לצומת החיצונית עד לקבלה של הודעת הסטטוס הראשונה שמדווחת על העברה או אי-העברה.
Duration waiting: זמן מהיצירה של הוראת השליחה ע"י אפליקציית ה-R/3 עד להעברה של ההודעה לצומת החיצונית ע"י תהליך השליחה של ה-SAPconnect.
SO10:
משמשת (בין היתר) ליצירה של תכתובות (למשל תכתובת מייל).
משתמשים בטקסט סטנדרטי (SO10) כאשר אנחנו רוצים ליצור טקסט שיהיה ניתן לשימוש חוזר. אנחנו יכולים ליצור את הטקסטים הסטנדרטיים שלנו או להשתמש בטקסט קיים אם זה מספק את הצרכים שלנו. הטקסטים האלו נשמרים באופן גלובאלי וניתן לגשת אליהם מכל מקום בתוך כל תוכנית. אם אנחנו רואים למשל טקסט מסוים שחוזר על עצמו פעמים רבות, ניתן ליצור את הטקסט תוך שימוש במודול הטקסט הסטנדרטי ולהשתמש בו במקום להקליד אותו כל פעם מחדש בכל מקום שנדרש. בד"כ ניצור טקסטים סטנדרטיים עבור מסמכים להדפסה או להכניס תוכן לגוף המייל, במקרים כאלו זה טוב להשתמש בטקסטים סטנדרטיים.
הערה:
לשים לב שעל מנת להציג תכתובות מייל קיימות במערכת, צריך לשנות את הערך בשדה: Text ID שיהיה PAMA (ולא ST כמו שהוא מופיע בברירת מחדל).
כמו כן לשים לב לערך בשדה: Language, אם מדובר על תכתובת בעברית נזין HE אם באנגלית נזין EN.
עוד הערה חשובה מאוד: במידה ויוצרים תכתובת בשפה העברית, חייב להיכנס ל-Client שבו אנחנו יוצרים את התכתובת בשפה העברית! (לעשות Log-on תוך שימוש ב-HE ולא EN).
SO15:
מטרה: טרנזקציה שמשמשת לתחזוקה של רשימות תפוצה במערכת ה-SAP.
SO15/SO23: אלו הטרנזקציות ליצירה, תחזוקה ומחיקה של רשימות תפוצה. 2 הטרנזקציות יביאו אותנו לאותו מסך. ניתן לצפות בהן הן ברשימות תפוצה פרטיות והן ברשימות תפוצה משותפות. ניתן לחפש רשימות תפוצה בחלק העליון של המסך. אפשרויות החיפוש שזמינות הן: Type (Share or Private), Name, Title and 'Entry in DL'. עבור 'Entry in DL' אנחנו יכולים לבחור מבין: משתמש פנימי, כתובות ומשתמשים פנימיים, רשימות תפוצה, כתובות חיצוניות ומשתמשים ארגוניים.